마이크로소프트 아웃룩(Outlook)은 여전히 가장 널리 사용되는 업무용 이메일 관리 프로그램입니다.
특히 여러 개의 메일 계정을 하나로 통합해 관리할 수 있다는 점과, 로컬 PC에 메일을 저장해 웹서버 용량에 구애받지 않고 사용할 수 있다는 점은 아웃룩의 강력한 장점으로 꼽힙니다.
하지만 이메일 데이터가 쌓이고, 환경 설정이나 하드디스크에 문제가 발생할 경우 메일 손상, 실행 오류, 계정 정보 유실 등의 위험이 발생할 수 있기 때문에 정기적인 백업은 필수라고 할 수 잇는데요 특히 아웃룩에서는 .pst 확장자를 통해 백업과 복구가 손쉽게 가능하며, 이 기능은 Outlook 2019뿐만 아니라 이전 버전(2016, 2013, 2010)에서도 거의 동일하게 작동합니다.
그럼 Outlook 백업 및 복구를 위한 단계별 설정법부터, 오류 발생 시 복구 도구 사용법까지 실제로 적용 가능한 정보를 중심으로 정리해보았습니다.
중요한 메일 데이터를 안전하게 지키고, 필요할 때 완벽하게 복구하기 위한 실전 가이드로 활용해보세요.
아웃룩 메일백업 및 복구
| 구분 | 기능명 / 메뉴 경로 | 주요 단계 요약 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 메일 백업 (내보내기) | 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기 > 내보내기 | 1. ‘Outlook 데이터 파일(.pst)’ 선택 2. 백업할 계정 또는 폴더 선택 3. 필터 설정(선택) 4. 저장 위치 지정 5. 암호 설정 가능 | 주기적 백업 권장전체 또는 일부 백업 가능 |
| 메일 복구 (가져오기) | 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기 > 가져오기 | 1. ‘Outlook 데이터 파일(.pst)’ 선택 2. 불러올 파일 경로 선택 3. 대상 폴더 설정 4. 중복 항목 처리 옵션 선택 | 백업 파일로 손상 없이 복구 가능 |
최신버전의 오피스를 설치하고 싶다면 아래포스팅을 참고하세요
아웃룩 메일백업 – 내보내기 Outlook Backup
주기적인 아웃룩 메일 백업은 데이터 보호 및 보관의 중요한 부분입니다.
아웃룩을 이용하면 여러 이메일을 하나의 프로그램으로 관리할 수 있습니다. 더불어, 아웃룩은 컴퓨터 하드디스크에 데이터를 저장하므로 웹서버의 용량과 관련된 걱정을 덜 수 있습니다.
하지만 컴퓨터 포맷 또는 다른 기기로 이메일을 이전해야 하는 경우, 아웃룩이 제공하는 .pst 확장자로 메일을 내보내 백업을 해줘야 합니다..
우선 Outlook 프로그램을 실행합니다.
열기 -> 가져오기 / 내보내기 기능을 통해 아웃룩 파일 및 설정을 컨트롤할 수 있습니다.
- 내보내기 – 파일을 선택하면 다른 프로그램에서 사용할 수 있도록 아웃룩의 정보를 내보낼 수 있습니다.
- 만들 파일 형식은 아웃룩 데이터 파일인 “PST” 확장자로 선택해서 저장합니다.
- 이를 통해 아이폰에서 메일을 끌어올 수 있습니다
저는 현재 아웃룩에 네이버 메일과 구글 지메일 두개가 등록되어 있습니다.
백업하고 싶은 메일을 선택합니다.
디테일한 설정을 하고 싶다면 “필터“를 선택해서 원하는 단어 및 일부 보내사람 및 받은사람 위주,기간에 따른 메일만 선택해서 백업이 가능합니다.
기타 선택사항에서는 읽은 메일 및 읽지않은 메시지,첨부파일이 있는 메일,중요도 체크한 메시지등을 선택해서 해당하는 메일파일만 저장할 수 있습니다.
모든 선택이 완료되었다면 “내보내기 파일위치“를 지정해서 “마침“을 눌러줍니다.
해당파일을 내보낼때는 파일 보안을 위해서 패스워드(암호)를 설정할 수 있습니다.
암호가 필요없다면 공백으로 두고 “확인“을 눌러주면 아웃룩 메일백업이 완료됩니다.
아웃룩 메일복구 – 가져오기 Outlook Recovery
매일 백업이 완료되었다면 해당파일을 다시 “가져오는 방법“을 알아보겠습니다.
동일하게 가져오기 / 내보내기를 선택합니다.
가져오기를 통해 아웃룩 데이터파일인 PST확장자나 텍스트 파일등의 데이터를 가져옵니다.
Outllook 데이터 파일(.pst)를 선택 후 백업해 놓았던 메일데이터를 선택하면 메일 복구가 완료됩니다.
아웃룩 백업 손상된 메일 복구방법
만약 아웃룩을 실행시 아래와 같은 오류로 실행이 되지 않는다면 아웃룩 손상된 메일복구 방법을 참고하세요
- Microsoft Office Outlook을 시작할 수 없습니다.
- Outlook 창을 열수 없습니다.
- 폴더 집합을 열수 없습니다.
백업된 파일에 위치한 “PST 파일“에 오류가 발생했습니다.
아웃룩 및 메일을 사용하는 응용 프로그램을 모두 종료하고 “받은 편지함 오류 수정 도구”Scanpst.exe”을 실행시켜 파일의 오류를 수정하세요
찾아보기를 통해 아웃룩 백업파일을 선택해 복구를 진행합니다.
주기적으로 이러한 오류를 방지하기 위해서는 윈도우방화벽 및 실시간보호, 랜섬웨어 부터 방어하고 주기적으로 아웃룩 백업을 하느것을 권장합니다.
“마이크로소프트 오피스 2019” 버전을 기준으로 작성되었지만, 오피스 2016, 2013, 2010, 2007 등의 버전에서도 동일하게 적용됩니다. 각 버전에서 아웃룩 메일 백업 절차는 일관성을 유지하고 있습니다.
| 단계 | 메뉴 위치 또는 작업 | 상세 설명 | 비고 |
|---|---|---|---|
| 1 | Outlook 실행 | 아웃룩 프로그램을 실행합니다. | 복구할 계정이 사전 설정되어 있어야 함 |
| 2 | 파일 > 열기 및 내보내기 | 상단 메뉴에서 ‘파일’ 클릭 후 왼쪽 메뉴에서 열기 및 내보내기 선택 | |
| 3 | 가져오기/내보내기 클릭 | 가져오기/내보내기 마법사 창이 열립니다. | |
| 4 | 가져오기 - Outlook 데이터 파일(.pst) 선택 | ‘Outlook 데이터 파일(.pst)’ 항목 선택 후 ‘다음’ 클릭 | 백업 파일 확장자는 .pst |
| 5 | 백업 파일 선택 | 찾아보기 버튼으로 복구할 .pst 파일을 선택합니다. | 외부 저장소에 있을 경우 미리 복사 필요 |
| 6 | 중복 항목 처리 옵션 설정 | 중복 항목 허용/제외/바꾸기 중 선택 | 일반적으로 “중복 항목 허용” 권장 |
| 7 | 가져올 폴더 및 위치 선택 | 전체 폴더 또는 원하는 폴더 선택 후, 가져올 위치 지정 (기존 폴더 또는 새 폴더) | ‘하위 폴더 포함’ 체크하면 전체 복구 가능 |
| 8 | 가져오기 실행 | ‘마침’ 버튼을 클릭하여 복구를 시작합니다. | 가져온 메일은 지정한 폴더에 통합되어 표시됨 |
요약하자면, 마이크로소프트 아웃룩은 강력한 이메일 관리 도구로서, 이메일을 효과적으로 관리하고 백업하는 방법을 제공하는데요 이를 통해 소중한 데이터를 보호하고, 문제 발생 시 손상된 메일을 복구할 수 있으며 버전 간 호환성을 고려하며 올바른 백업 절차를 따라 데이터를 안전하게 관리하는 것이 중요합니다.
FAQ
아웃룩에서 자동 백업을 설정할 수 있는 방법은 없나요?
기본적으로 아웃룩에는 자동 백업 기능이 포함되어 있지 않지만, Microsoft Power Automate, 타사 백업 도구(MozBackup, Safe PST Backup 등)를 사용하면 주기적인 자동 백업이 가능합니다.
업무용 환경에서는 NAS 또는 클라우드 백업 연동을 통해 자동화하는 것도 좋은 방법입니다.
.pst 파일을 다른 PC에서 열었더니 계정 설정은 사라졌어요. 왜 그런가요?
.pst 파일은 메일 콘텐츠만 백업되며, 계정 정보(아이디, 암호, 서버 설정 등)는 별도 저장되지 않습니다.
다른 컴퓨터에서 복원하려면 먼저 수동으로 계정을 설정한 후, 가져오기 기능을 통해 .pst 파일을 불러와야 합니다.
PST 파일이 너무 커졌을 때 용량을 줄이는 방법은 없나요?
Outlook의 PST 파일은 일정 용량 이상이 되면 성능 저하나 오류 발생 가능성이 있습니다.
이 경우 불필요한 메일 삭제 후 ‘데이터 파일 압축(Compact Now)’ 기능을 사용하면 용량을 줄일 수 있습니다.
경로: 파일 > 계정 설정 > 데이터 파일 탭 > 설정 > 압축아웃룩 백업 파일(PST)에 암호를 설정했는데 잊어버렸습니다. 복구할 수 있나요?
PST 파일 암호는 보안 강화를 위해 마이크로소프트에서도 별도로 복구 기능을 제공하지 않습니다.
잊어버린 경우, 일부 전문 복구 프로그램(예: Stellar Repair for Outlook)을 이용해야 하며, 신뢰할 수 없는 프로그램은 데이터 손상 위험이 있으므로 주의해야 합니다.
메일 백업 외에 일정, 연락처, 작업 등도 함께 백업되나요?
네, 아웃룩의 내보내기 기능은 단순 메일뿐 아니라 일정(Calendar), 연락처(People), 작업(Task), 메모 등 전체 데이터를
pst 파일 하나에 백업할 수 있습니다.
필터 기능을 통해 특정 항목만 따로 선택해 백업하는 것도 가능합니다.